El checklist antes de automatizar cualquier cosa

Antes de automatizar cualquier cosa, con o sin IA, paso el mismo checklist de cinco preguntas. No me lo enseñó un libro: me lo enseñaron los procesos que automaticé y no debí automatizar.

Las cinco preguntas

1. ¿El proceso es estable? Si el flujo cambia cada mes, vas a automatizar una versión que ya no existe cuando termines. Primero se estabiliza el proceso, después se automatiza. Automatizar caos solo produce caos más rápido.

2. ¿Cuánto duele a mano? La cuenta es simple: frecuencia por minutos por personas. Una tarea de dos minutos que hacen veinte personas cada día es un problema serio. Una tarea de una hora que ocurre dos veces al año no lo es, por mucho que fastidie.

3. ¿Qué pasa cuando falla? Toda automatización falla alguna vez. Si el error es reversible, el riesgo se administra. Si no lo es, todo lo demás se multiplica por prudencia: en mi fórmula, el riesgo de una operación irreversible pesa cinco veces más que el de una reversible.

4. ¿Quién es el dueño? Una automatización sin responsable es un ticket futuro con tu nombre. Alguien tiene que saber que existe, saber cómo se apaga y enterarse cuando el proceso de fondo cambie.

5. ¿Necesita IA de verdad? Una regla clara y repetible se resuelve con un script o con iLogic, y esa solución es más barata, más predecible y más fácil de auditar. La IA gana su lugar cuando hay excepciones que interpretar, lenguaje natural de por medio o decisiones con contexto.

La fórmula que ordena la fila

De las preguntas 2 y 3 sale mi fórmula de priorización: frecuencia por minutos manuales por personas, dividido entre esfuerzo en días por riesgo (riesgo 1 si la operación es reversible, 5 si no lo es).

Tres ejemplos reales de mi propio backlog en Vault: la asignación masiva de propiedades puntúa 360, la auditoría pre-release puntúa 126 y un cambio de revisión apenas 16. Los tres se pueden automatizar. La fórmula no dice qué es posible: dice qué merece ir primero, y qué puede esperar sin remordimiento.

El dolor de fondo es real: en campo he visto ingenieros gastar entre 3 y 8 horas por semana en operaciones repetitivas de PDM. Es una observación de campo, no una medición instrumentada, pero basta para justificar la cuenta anterior.

Script o agente

Mi regla corta: un script automatiza la regla, un agente maneja la excepción. Si el proceso completo cabe en un diagrama de flujo sin rombos ambiguos, un script o una regla iLogic lo resuelve mejor que cualquier LLM. Cuando el proceso exige interpretar una solicitud, decidir con contexto o conversar con el usuario, entra el agente. Y entra con compuertas: dry-run, validación, verificación y límites duros, porque la pregunta 3 no desaparece por usar IA. Al contrario.

El checklist también dice que no

La mitad del valor de este checklist está en los proyectos que evita. Cada automatización que no se construyó porque el proceso era inestable, el dolor era pequeño o nadie iba a mantenerla, es tiempo y confianza que no se quemaron. Automatizar es fácil de vender y difícil de deshacer: la disciplina de la lista es lo que separa un portafolio de soluciones de un cementerio de scripts.